Betreff
Überörtliche Prüfung - Schwerpunkt Schülerbeförderung -, Bekanntgabe und Auslegung gem. § 5 Abs. 1 und 2 Nds. Kommunalprüfungsgesetz
Vorlage
0220/2012
Art
Beschlussvorlage

Begründung:

Der Landesrechnungshof hat 2011 eine Schwerpunktprüfung Schülerbeförderung durchgeführt.

Die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung waren:


Vergabeverfahren


Der Landkreis Friesland hat die Leistungen für den Individualverkehr nicht europaweit im Offenen Verfahren ausgeschrieben, sondern diese freihändig vergeben. Somit hat der Landkreis Friesland gegen die Vorschriften des Vergaberechts verstoßen.


Dokumentation


Der Landkreis Friesland konnte bei keinem der geprüften Aufträge einen Vergabevermerk vorlegen. Damit hat der Landkreis gegen das Vergaberecht und seine Dienstanweisung verstoßen.


Organisatorische Trennung


Die Sachbearbeiter der Schülerbeförderung erteilten bei Vergaben die Zuschläge, obwohl nach der Dienstanweisung des Landkreises die zentrale Vergabestelle zuständig gewesen wäre.


Kontrolle der Ausstellung von Schülersammelzeitkarten


Aufgrund fehlender Kontrolllisten konnte der Landkreis nicht seine Zahlungsverpflichtungen gem. § 40 Abs. 3 Gemeindehaushalts- und Kassenverordnung prüfen und daraufhin die sachliche Richtigkeit feststellen. Dennoch wies der Landkreis die Rechnungen mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit an.


In einer Stellungnahme hat der Landkreis Friesland die umgesetzten und zukünftigen Maßnahmen zur Beseitigung der mitgeteilten Prüfungsergebnisse in der Ablauforganisation der Schülerbeförderung ausgeführt.


Vergabeverfahren


Der Landkreis Friesland hat bislang die Aufträge für die Beförderungen mit Taxis oder Mietwagen im Wege der beschränkten Ausschreibung vergeben. Grundsätzlich wurden die Beförderungen bei der Ermittlung der Auftragswerte einzeln betrachtet. Daher wurde der Schwellenwert für das Offene Verfahren nicht erreicht. Die Vergabeverfahren wurden 2009 von der NKPA als nachvollziehbar beurteilt. Die NKPA hatte keine Empfehlungen zur Änderung der angewandten Vergabeverfahren ausgesprochen, so dass das gewählte Vergabeverfahren als rechtmäßig angesehen werden konnte.


Dennoch ist der Landkreis Friesland für die zukünftigen Schuljahre der Auffassung des Landesrechnungshofes gefolgt und hat als Reaktion auf die Prüfung unmittelbar danach die planbaren Individualbeförderungen im Offenen Verfahren europaweit für zwei Jahre ausgeschrieben. Der Zeitplan des Offenen Verfahrens gestaltete sich wie folgt:


25.05.2012 Versand der Bekanntmachung

29.05.2012 Veröffentlichung bei der EU

09.07.2012 Schlusstermin für die Abforderung und Fragestellungen

bzw. Einsichtnahme der Angebote

anschließend 1 Woche Wartezeit um ggfs. noch anstehende Fragen der

bietenden Unternehmen zu beantworten und damit eine

Verzögerung der Ausschreibung vermeiden zu können

16.07.2012 Schlusstermin für den Eingang der Angebote

17.07.2012 Submission

17.07.2012 – 10.08.2012 Prüfung der Angebote durch die Zentrale Vergabestelle, FB 14 und RPA

anschließend Mitteilung nach § 101a GWB (10 Tage Wartezeit wegen

eventueller Rügen)

ca. 21.08.2012 Auftragserteilung

01.09.2012 Beginn des Schuljahres 2012/13


Somit konnte bereits das Schuljahr 2012/2013 vollständig gemäß den Anforderungen des Landesrechnungshofes abgewickelt werden.


Dokumentation und organisatorische Trennung


Die Vergaben in der Schülerbeförderung wurden von den Mitarbeitern durchgeführt. Eine Dokumentation des Vergabeverfahrens und der Zuschlagserteilung ist laut Prüfbericht nicht ausreichend nachvollziehbar erfolgt, da die Einholung verschiedener Angebote nur für die im Schuljahr 2011/2012 vergebenen Beförderungen vorgehalten worden war. Für die aus dem Vorjahr übernommenen Beförderungen sind diese bei Schuljahresende vernichtet worden, um die Übersichtlichkeit im Vorgang zu wahren und um personenbezogene Daten von den im aktuellen Schuljahr zu befördernden Schülern vorzuhalten. Dieses Verfahren wird zukünftig wie folgt geändert.


Grundsätzlich werden die Ausschreibungen und Vergaben im Bereich der Schülerbeförderung durch die zentrale Vergabestelle des Landkreises Friesland nach der Dienstanweisung für das Auftrags- und Vergabewesen beim Landkreis Friesland durchgeführt werden.


Zunächst werden alle für das Schuljahr bereits planbaren Fahrten im Wege des offenen Verfahrens vergeben und entsprechend der Anforderungen dokumentiert.


Darüber hinaus gilt folgende Regelung: Bei einem Auftragswert bis 15.000 € erfolgt die Vergabe freihändig, den Zuschlag erteilt die Vergabestelle. Bis zu einem Auftragswert von 30.000 ist eine beschränkte Ausschreibung vorzunehmen. Die Zuschlagserteilung erfolgt durch den Abteilungsleiter. Ab 30.000 € ist eine Öffentliche Ausschreibung vorzunehmen. Die Zuschlagserteilung erfolgt bei einem Auftragswert bis 150.000 € durch den Landrat, bis 300.000 € durch den Kreisausschuss und ab 300.000 € durch den Kreistag. Ab einem Auftragswert von 10.000 € besteht eine Vorlagepflicht beim RPA. Die Gründe der Vergabeart und der Zuschlagserteilung werden in einem entsprechenden Vergabevermerk dokumentiert.


In dringlichen Fällen, z. B. Erkrankung eines Schülers, können die Mitarbeiter der Schülerbeförderung die Vergabe freihändig vornehmen und den Zuschlag erteilen. Hierbei handelt es sich um Auftragswerte von durchschnittlich rund 150 EUR pro Auftrag. Die Vergaberichtlinie des Landkreises ermöglicht eine freihändige Vergabe durch die Sachbearbeiter bis zu 500 EUR. Die Gründe für das Vergabeverfahren und die Zuschlagserteilung werden in einem Vergabevermerk dargestellt. Der Vergabevermerk wird der zentralen Vergabestelle und dem RPA mit den Bieterangeboten zur Überprüfung vorgelegt.



Kontrolle der Ausstellung von Schülersammelzeitkarten



Der Landkreis Friesland bestellt auf Grundlage der von den Schulen gelieferten Schülerdaten nach der erfolgten Anspruchsprüfung die Schülersammelzeitkarten bei den Verkehrsunternehmen, die die ausgestellten Schülersammelzeitkarten an die Schulen weiterleiten. Die Schulen melden dem Landkreis falsch ausgestellte Fahrkarten und leiten diese an die Unternehmen zurück. Die Schülerdaten werden anhand der gemeldeten Veränderungen beim Landkreis aktualisiert.



Die als Grundlage für die monatliche Rechnungsstellung übersandten Schülerlisten werden anhand der beim Landkreis vorliegenden Schülerdaten überprüft und gemeinsam mit dem Unternehmen die Abweichungen korrigiert. In Zweifelsfällen werden Erkundigungen über Abgang, Zugang und der für die Tarifzone ausschlaggebende Einstiegshaltestelle bei der Schule eingeholt. Daher kann von den Mitarbeitern der Schülerbeförderung die sachliche Richtigkeit der Rechnungen jederzeit eindeutig festgestellt werden.


Um eine höhere Transparenz in der Rechnungskontrolle herzustellen, wird der Landkreis ab dem Schuljahr 2012/2013 die Schulen auffordern, Kontrolllisten über die Schülersammelzeitkarten zu führen und in diesen Listen den Zugang der Karte sowie eventuelle Änderungen im Zugang, Abgang und bei der Einstiegshaltestelle zu vermerken sowie dem Landkreis monatlich zuzuleiten.


Die Verwaltung bittet um Kenntnisnahme und Zustimmung zur öffentlichen Auslegung der Prüfungsmitteilung gem. § 5 Abs. 2 Nds. Kommunalprüfungsgesetz.



Beschlussvorschlag:

Das Prüfungsergebnis wird zur Kenntnis genommen. Der öffentlichen Auslegung der Prüfungsmitteilung gemäß § 5 Abs. 2 Nds. Kommunalprüfungsgesetz wird zugestimmt.




Finanzielle Auswirkungen: Ja Rahmen2 Nein

Gesamtkosten der Maßnahmen (ohne Folgekosten)

Direkte jährliche Folgekosten

Finanzierung:

Eigenanteil objektbezogene Einnahmen

Sonstige einmalige oder jährliche laufende Haushaltsauswirkungen

Erfolgte Veranschlagung: Ja, mit € Nein

im Ergebnishaushalt Finanzhaushalt Produkt- bzw. Investitionsobjekt:



Sachbearbeiter Fachbereichsleiter/in

Sichtvermerke:


Abteilungsleiter Kämmerei Landrat

Beratungsergebnis:

Einstimmig

Ja-Stimmen


Nein-Stimmen


Enthaltungen


Kenntnisnahme

Lt. Beschluss-vorschlag

Abweichender Beschluss