TOP Ö 4.2.2: Optimierte Vergabe der Sporthallenzeiten durch Einführung einer elektronischen Datenbank

Beschluss: zur Kenntnis genommen

Beschluss:

Die Ausführungen wurden zur Kenntnis genommen.


Begründung:


Gemäß der Nutzungsvereinbarung für Sportstätten des Landkreises Friesland mit dem Kreissportbund werden für die landkreiseigenen Sportstätten und Liegenschaften in den Städten/Gemeinden Wangerland, Jever, Schortens, Sande, Zetel und Bockhorn für die jeweilige Saison zusammen mit den Vereinen gültige Belegungspläne beschlossen.

Für die kreiseigenen Sportstätten in der Stadt Varel gibt es z.Zt. eine gesonderte Regelung.

Größere Sportveranstaltungen sind von dem außerschulischen Nutzer spätestens drei Wochen vor Beginn beim Fachbereich für Jugend, Familie, Schule und Kultur des Landkreises Friesland zu beantragen.

Die komplette Aufstellung der Belegungspläne und Abstimmung der größeren Sportveranstaltungen findet in Absprache zwischen dem Landkreis Friesland und dem jeweils zuständigen Hausmeister statt und wird „manuell“ in einem Word- oder Exceldokument festgehalten.

Eine komplette Übersicht über alle Belegungspläne der Sportstätten liegt aber im Prinzip nicht vor, da teilweise nur die Hausmeister diese haben, teilweise die Belegungspläne in den Sporthallen aushängen oder eben nicht aktuell oder auch gar nicht einsehbar sind.

Um hier auf der einen Seite eine Arbeitserleichterung für alle betroffenen Parteien (Antragsteller/ Verein, Hausmeister und Landkreis Friesland) herzustellen und auf der anderen Seite eine bessere Übersicht aller Belegungspläne der Sportstätten zu ermöglichen, hat der Landkreis Friesland die Erstellung einer elektronischen Datenbank nach einer Angebotsabfrage über die Vergabestelle beauftragt.

Diese Datenbank soll alle Sportstätten und Liegenschaften des Landkreises Friesland sowie deren Belegung erfassen und über die Internetseite des Landkreises Friesland auch anzeigen.

Gleichzeitig können zukünftig über ein in der Datenbank installiertes System auch Änderungen der Belegungen vorgenommen sowie Anträge auf Sportstättennutzung gestellt werden.

Durch die neue elektronische Datenbank gibt es eine zentralisierte Verwaltung und damit Arbeitserleichterung (Zeitersparnis), eine wesentlich bessere Transparenz und damit optimalere Nutzung vorhandener Raumkapazitäten und eine komplette Darstellbarkeit der Belegung nach außen.

Die Einführung ist nach den Sommerferien 2016 geplant. Das Projekt wird durch den MTV Jever begleitet, da dort bereits eine ähnliche Datenbank eingeführt worden ist.

Herr Unger vom MTV Jever wird an der Ausschusssitzung teilnehmen und die Datenbank präsentieren und für weitergehende Informationen zur Verfügung stehen.

Herr Masemann erläutert, warum die Kreisverwaltung eine elektronische Datenbank einführen will und beauftragt hat.

Insbesondere soll es für alle Beteiligten einfacher werden die Hallenzeiten zu pflegen, einzusehen und zu beantragen.

Die Datenbank wird dann über die Homepage des Landkreises Friesland einsehbar sein. Bei Bedarf und auf Wunsch können natürlich auch noch andere Sportstätten wie zum Beispiel die der kreisangehörigen Städte und Gemeinden mit eingepflegt werden.

Als erster Stepp sollen aber die kreiseigenen Sportstätten aufgenommen werden.

Herr Unger stellt die Datenbank und ihre Funktionen kurz vor und erläutert die grundsätzliche Handhabung.

Herr Macht lobt die Automatisierung, die für alle eine einfachere Handhabung darstellt, mahnt aber auch, dass es am Anfang Probleme durch die Umstellung geben kann.

Herr Langer weist ausdrücklich darauf hin, dass unbedingt die Kommunen mit eingebunden werden sollen und die Vereine darüber informiert werden müssen. Er macht hier zeitliche Bedenken geltend.

Frau Bödecker regt an, dass die HVB-Runde beteiligt und die Datenbank dort auch einmal vorgestellt werden soll. Ansonsten sollte man jetzt erst einmal damit anfangen.

Herr Masemann ergänzt, dass die Vereine natürlich informiert werden und die Option besteht, dass auch die Städte und Gemeinden diese Datenbank nutzen. Zuerst wird der Landkreis Friesland aber mit den kreiseigenen Sportstätten starten.

Herr Ambrosy unterstützt das Anliegen von Herrn Langer, macht aber auch deutlich, dass der Landkreis Friesland zuerst mit den kreiseigenen Sportstätten den Betrieb aufnimmt.

Herr Fakhro fragt, ob über die Datenbank auch Anträge auf Sporthallenzeiten gestellt werden können.

Herr Unger bejaht dies. Die Vereine werden in der Datenbank mit Ansprechpartnern hinterlegt und können Anträge stellen und erhalten darüber auch die Antwort.

Im Prinzip gibt es beim Antragsprozess keine Änderung für die Vereine, nur wird über die Datenbank alles einheitlich, übersichtlich, klar strukturiert, transparent und zentral verwaltet.

Herr Langer mahnt nochmals an, dass die Vereine informiert werden müssen.

Frau Bödecker sagt dies zu.



Abstimmungsergebnis: