In Abänderung des Beschlussvorschlages:

Die Verwaltung wird beauftragt eine qualifizierte Raumbedarfsanalyse durchzuführen und den politischen Gremien des Kreises vorzulegen.

Derzeit wird das Verwaltungsgebäude an der Lindenallee 1 grundlegend saniert. Dies betrifft die Gebäudeteile A, B und C. Jeder Gebäudeteil wird in separate Bauabschnitte unterteilt. Der erste Bauabschnitt (Bauteil A - 2. Obergeschoss) wurde jetzt im September 2020 fertiggestellt.

Ausgangslage für die Gesamtsanierung des Verwaltungsgebäudes an der Lindenallee 1 ist das EDV-Netz gewesen. Die Datenleitungen in diesen Gebäudeteilen sind veraltet und müssen aus folgenden Gründen erneuert werden:

•       Die Datengeschwindigkeit ist aufgrund der veralteten Technik zu gering

•       Die Verkabelung ist fehleranfällig und die Fehlersuche ist sehr schwer und aufwendig

•       Die Anzahl der Netzwerkanschlüsse in den Büroräumen sind oftmals nicht ausreichend für die Anzahl der Personen und Geräte in den Büroräumen (Rechner, Drucker, Scanner, Telefon, etc.)

•       Die Einführung neuer IT-Techniken, wie z. B. die Mitarbeiteralarmierung per Taster ist wegen der zu geringen Netzwerkanschlüsse nicht realisierbar

•       Die jetzigen Kabeltrassen entsprechen nicht mehr den Vorgaben des IT-Sicherheits-beauftragten und des Brandschutzes

 

Ein weiterer wichtiger Grund für die bauliche Sanierung des Verwaltungsgebäudes ist die Umsetzung der Anforderungen aus dem Arbeitsschutzgesetz, der Arbeitsschutzrichtlinie und der Verordnung über Arbeitsstätten sowie den Allgemeinen Vorschriften des Gemeinde-Unfall-versicherungsverbandes (GUV).

Derzeit bestehen erhebliche Defizite in folgenden Bereichen:

-          Mindestmaße für Büroarbeitsplätze werden bzw. können nicht eingehalten werden

 

-          Erforderliche Beleuchtungsstärken (500 lx) werden nicht erfüllt

 

-          Schallschutzmaßnahmen fehlen

                

-          Kommunikationsbereiche sind in ausreichender Anzahl nicht vorhanden, z.B. für:

o   Konferenzraum bzw. ausreichend dimensionierter Sitzungssaal

o   Fraktionsräume

o   Besprechungsräume

o   Offener Empfangs- und Wartebereich

 

-          Fehlen von Sozialräumen wie z.B.

o   Pausenraum für Mitarbeiter

o   Teeküchen

o   Ruhebereiche

o   Stillraum

o   Erste-Hilfe-Räume

                            

-          Mangel an Technik- und Lagerräumen, z.B.

o   Archivräume

o   Registratur

o   Werkstatt für Hausmeister

o   Garage für Gerätschaften und Fahrzeuge zur Grünanlagenpflege

 

Es ist geplant, die Sanierungsmaßnahmen bis Ende 2023 am gesamten Verwaltungsstandort an der „Lindenallee 1“ abzuschließen. 

Unter Berücksichtigung der o. a. Punkte kann nach Fertigstellung der Sanierungsmaßnahmen am Standort „Lindenallee 1“ der derzeitige Raumbedarf im vorhandenen Gebäude-bestand nicht umgesetzt werden. Hierbei sind zukünftige zusätzliche Personalbedarfe, bedingt z. B. durch gesetzliche Vorgaben, nicht berücksichtigt.

Aus den oben genannten Anforderungen an Arbeits- und Brandschutz ergeben sich veränderte Raumbedarfe am Standort Lindenallee 1. Nach Fachbereichen gegliedert stellen sich diese wie folgt dar. In Klammern ist die Anzahl der derzeit zur Verfügung stehenden BAP im Gebäudebestand dargestellt, unter Voraussetzung, dass die Vorgaben und Anforderungen nach dem Arbeitsschutzgesetz, der Arbeitsschutzrichtlinie und der Verordnung über Arbeitsstätten sowie des GUV umgesetzt werden.

 

 

Verwaltungsleitung (LR, Dez. 1, 2, 3 und Vorz.)                                                                 7 BAP

Fachbereich 10 – zentrale Aufgaben                                                                                    80 BAP

Fachbereich 14 – Rechnungsprüfungsamt                                                                           7 BAP

Fachbereich 30 – Recht                                                                                                                3 BAP

Fachbereich 32 – Ordnung                                                                                                        20 BAP

Fachbereich 36 – Straßenverkehrsamt                                                                                34 BAP

Fachbereich 50 – Soziales und Senioren                                                                             50 BAP

Fachbereich 51 – Jugend, Familie und Schule                                                                   68 BAP

Fachbereich 53 – Gesundheitswesen                                                                                  35 BAP

                             zus. dauerhafte Mitarbeiter „Corona“                                                     5 BAP

Fachbereich 61 – Planung, Bauordnung und Gebäudemanagement    41 BAP

                             derzeit am Standort Beethovenstraße

Fachbereich 67 – Umwelt                                                                                                         24 BAP

Zu berücksichtigen sind noch Büroarbeitsplätze für Funktionsstellen:

o        Finanzamt

o        Personalrat

o        Gleichstellungsbeauftragte

o        Mobilum                                                                                                                   4 BAP

 

Gesamtbedarf an Büroarbeitsplätzen                                                                              378 BAP

Derzeit im Bestand nach Anforderungen Arbeitsschutz                                            296 BAP

 

Der Fachbereich 56 - Jobcenter wurde in der Untersuchung nicht berücksichtigt, da hier kein Handlungsbedarf besteht.

 

Zusätzlich zu den ermittelten BAP sind Flächen für die weiter oben aufgeführten Funktions-bereiche für Kommunikation, Sozialräume sowie Technik- und Lagerräume vorzuhalten.

 

Durch die Sanierung des Altbaus und dem Wegfall des Bestandschutzes musste, aufgrund geltender Brand- und Arbeitsschutzbestimmungen, das Raumkonzept geändert werden. Insgesamt fallen dadurch 41 Zimmer für 56 BAP (wg. zu kleinen Doppelbüros, Funktionsräume) weg. Hinzu kommt, dass seit 2016 aufgrund von neuen gesetzlichen Aufgaben und Umsetzung gesetzlicher Auflagen 56 zusätzliche neue Stellen am Verwaltungsstandort in Jever entstanden sind.

 

Der Landkreis bildet seit Jahren über den eigenen Bedarf hinaus aus. Für die derzeit ca. 30 Auszubildenden und Anwärter stehen momentan nur 10 Auszubildendenplätze zur Verfügung.  Entsprechend ist der Bedarf bei der weiteren Planung zu berücksichtigen.

 

Im Zuge der Untersuchung des Raumbedarfs am Verwaltungsstandort Jever werden die Fachbereiche räumlich neu organisiert.

 

Neuorganisation - Dezernat 2 – „Schlosserplatz 3“

 

Dezernent + Vorzimmer                                                                                                              2 BAP

Fachbereich 30 – Recht                                                                                                                3 BAP 

Fachbereich 32 – Ordnung                                                                                                        20 BAP

Fachbereich 53 – Gesundheitswesen                                                                                  35 BAP

                              zusätzl. dauerhafte Mitarbeiter „Corona“, ca.                                      5 BAP

Fachbereich 14 – Rechnungsprüfungsamt                                                                           7 BAP

Funktionsstellen (FA, PR, GlstB, Mobilum)                                                                          4 BAP

           

Gesamtbedarf an Büroarbeitsplätzen                                                                                76 BAP

Vorhandene Büroarbeitsplätze „Schlosserplatz“                                                            86 BAP

 

Für den Verwaltungsstandort „Schlosserplatz 3“ stehen 10 BAP als Reservefläche für evtl. personelle oder organisatorische Veränderungen zur Verfügung.

 

Neuorganisation -  Landrat, Dezernat 1 und Dezernat 3 – „Lindenallee 1“

 

Verwaltungsleitung (LR, Dez. 1, 3 und Vorz.)                                                                      5 BAP

Fachbereich 10 – zentrale Aufgaben                                                                                    80 BAP

Fachbereich 50 – Soziales und Senioren                                                                            50 BAP

Fachbereich 51 – Jugend, Familie und Schule                                                                  68 BAP

Fachbereich 67 – Umwelt                                                                                                        24 BAP

Fachbereich 61 – Planung, Bauordnung und Gebäudemanagement    41 BAP

                                      derzeit am Standort Beethovenstraße

                    

Gesamtbedarf an Büroarbeitsplätzen                                                                          268 BAP

Vorhandene Büroarbeitsplätze „Lindenallee 1“                                                        172 BAP

Am Verwaltungsstandort „Lindenallee 1“ fehlen unter Berücksichtigung der o. a. rechtlichen Rahmenbedingungen 96 BAP. Aus den Erfahrungen der Vergangenheit sollte hier mind. eine Reservefläche für Büroerweiterungen von 15% einkalkuliert werden.

                                

è Mehrbedarf an BAP = 110 BAP (Standort „Lindenallee 1“)

 

Weiterhin sollen derzeit fehlende Funktionsbereiche bei der weiteren Planung mit berücksichtigt werden. Hierzu zählen neben dem Bedarf an einem ausreichend dimensionierten Sitzungssaal auch die Zurverfügungstellung entsprechender Fraktions- sowie Besprechungsräumen. Die Erschließung des Verwaltungsgebäudes ist derzeit nicht in Gänze barrierefrei und bürgerfreundlich gestaltet. Dies soll durch einen offenen Empfangs- und Wartebereich mit anschließendem Medienraum für Bürger zur Einsicht öffentlicher Planungsunterlagen geändert werden. 

 

Zukünftig werden auch die arbeitsschutzrechtlichen Belange und Bedarfe der Mitarbeiter, wie z. B. Pausenräume, Teeküchen, 1. Hilfe-Raum und Stillraum, stärker berücksichtigt. Datenschutzrechtliche Defizite bei der Poststelle sowie bei der Postverteilung werden bei der Umsetzung der Planung entsprechend berücksichtigt. Insbesondere wurde der Wunsch der Fachbereiche für fachbereichsinterne Abstell- und Lagermöglichkeiten für verschiedene Zwecke geäußert (Aufbewahrung von Kindersitzen bzw. –wagen, Ausstellungsgegenständen oder sonstiger Materialien). 

 

Das oben in Grundzügen dargestellte Raumprogramm ist im Gebäudebestand am Standort „Lindenallee 1“ ohne eine bauliche Erweiterung nicht umsetzbar.

 

 

Straßenverkehrsamt

Ferner besteht auch ein weiterer Raumbedarf am Standort „Bullhamm“ beim Straßenverkehrsamt. Neben den vorhandenen 28 BAP fehlen perspektivisch 6 BAP (zzgl. einer Reserve von mind. 1 BAP) mit den dazu gehörigen Funktionsflächen (Büros für die Verkehrsüberwachung, Sozialraum, Unterstellmöglichkeiten für Messfahrzeuge sowie den Enforcement-Trailer und für Dienstfahrzeuge).

 

è Mehrbedarf an BAP = 7 BAP (Standort „Bullhamm“)

 

 

Weitere Planung

Zur Entwicklung und zur Schaffung einer zukunftsfähigen Struktur des Verwaltungsstandortes Jever sollen zwei Szenarien einer möglichen Erweiterung im Hinblick auf Vor- und Nachteile einer Zentralisierung, der Synergieeffekte, der städtebaulichen Umsetzbarkeit sowie der Baukosten durch ein externes Planungsbüro untersucht werden.

 

1.  Szenario:

è Einbindung des Straßenverkehrsamtes am Standort „Lindenallee 1“

     110 BAP + 35 BAP = 145 BAP + Funktionsbereiche

 

2.  Szenario:

è ohne Einbindung des Straßenverkehrsamtes an der Lindenallee, sondern

    Erweiterung des StVA am Bullhamm.

      110 BAP + Funktionsbereiche – am Standort „Lindenallee 1“

      7 BAP + Funktionsbereiche – Am Standort „Bullhamm“

 

Nach Durchführung einer qualifizierten Raumbedarfsanalyse sowie Abstimmung und Beratung in den Gremien wird ein Architektenwettbewerb für einen Anbau am Verwaltungsstandort in Jever ausgelobt. Als Baufläche steht die jetzige Parkplatzanlage am Standort Lindenallee 1 zur Verfügung. Als Ausgleich der durch den Neubau wegfallenden Parkplätze und zur Deckung der notwendigen PKW-Stellplätze wird am Standort Blaue Straße / Schulstraße ein Parkhaus gebaut. Die Pläne hierzu sind den Gremien zur Beratung vorzulegen. Das Parkhaus soll vor Baubeginn des Neubaus fertig sein, um eine Entlastung des ruhenden Verkehrs zu erreichen.

 

Für die Kunden des Landkreises werden weiterhin Parkmöglichkeiten im Bereich des Standortes Lindenallee 1 bereitgestellt.

 

Die Kosten für die Untersuchung der Varianten und für die Vorbereitung sowie für die Durchführung des Architektenwettbewerbs werden in Höhe von ca. 180.000 € kalkuliert.

 

 

 

Herr Dr. Dehrendorf leitet die Beratung in den Tagesordnungspunkt ein und gibt erläuternde Auskünfte.

Dr. Dehrendorf berichtet von 56 zusätzlichen Stellen, die durch gesetzliche Änderungen vor allem im sozialen Bereich geschaffen werden müssen.

Anmerkung / Richtigstellung durch die Verwaltung:

Seit 2016 sind zusätzlich 56 neue Stellen auf Grund von gesetzlichen Änderungen vorwiegend im sozialen Bereich entstanden.

Weiter führt er aus, dass sich durch die Aufhebung des Bestandschutzes, mit Beginn der Sanierungsmaßnahme im Hauptgebäude, die Raumsituation weitergehend verschärft habe, da die Richtlinien des Arbeitsschutzes berücksichtigt werden müssen. Allein auf Grund der zu berücksichtigenden Arbeitsschutzrichtlinien, werden weitere 56 Büroarbeitsplätze nach Beendigung der Sanierung räumlich fehlen.

Herr Alpaslan erklärt im Detail die Gründe der Sanierungsmaßnahme, die Grundlagen sowie die Voraussetzungen basierend auf den Arbeitsschutzrichtlinien, dem Arbeitsschutzgesetz und der Verordnung über Arbeitsstätten sowie des Gemeinde-Unfallversicherungsverbandes. Hieraus resultiert ein Mehrbedarf an Büroarbeitsplätzen von + 92.  D. h. 56 Büroarbeitsplätze die nach Beendigung der Sanierung durch die Richtlinien entstehen plus der zusätzlich aufgeführten Räumlichkeiten wie Funktionsräume etc. aber auch unbesetzte Stellen des genehmigten Stellenplans (von den seit 2016 genehmigten Stellen sind noch nicht alle besetzt).

KTAe Bödecker möchte wissen, warum die Verwaltung so einen Mehrbedarf (92) an Personal habe und merkt an, dass es ihr nicht bekannt sei, dass die Politik über den erwähnten Mehrbedarf beschlossen habe.

Herr Alpaslan und Herr Dr. Dehrendorf nehmen dazu Stellung und erläutern, dass von den 92 Büroarbeitsplätzen, 56 durch die Erfüllung der Richtlinien nach der Sanierung an der Lindenallee 1 fehlen. 

KTA Homfeldt fragt, ob der Kreisverwaltung 2018 bei der Planung der Sanierung nicht klar war, dass ein Mehrbedarf von Büroarbeitsplätzen entstehe.

Herr Dr. Dehrendorf beantwortet die Nachfrage von KTA Homfeldt, indem er auf den aktuellen Beschlussvorschlag verweist, die Planung einer qualifizierten Raumbedarfsanalyse nach Abstimmung durchzuführen. Er hebt hervor, dass die Durchführung einer Analyse zur Standortentwicklung des Verwaltungsstandortes Jever seit den Beratungen und der Verabschiedung des Haushaltes 2020 bekannt sei.

KTA Langer stellt die Frage inwieweit die Digitalisierung der Verwaltung aus den Erfahrungen der Coronakrise in Bezug auf das Homeoffice in der Vorlage Berücksichtigung gefunden habe.

Herr Alpaslan teilt mit, dass dieser Punkt ein Bestandteil der Raumanalyse sei.

KTA Homfeldt stellt nach Abstimmung mit KTAe Bödecker einen Antrag auf Änderung der Beschlussvorlage.

Dr. Dehrendorf fasst zusammen, dass mit der qualifizierten Raumanalyse weitergearbeitet werden könne und bittet, um die Einhaltung des Zeitplanes zu gewährleisten - da die nächste Sitzung erst am 23. November stattfinde, den Startschuss erteilt zu bekommen um den Architektenwettbewerb zumindest vorbereiten zu dürfen.

KTAe Bödecker gibt zu bedenken, dass was bis jetzt beschlossen wurde, nicht das sei, was dem Ausschuss heute vorläge, in dieser ganz großen Lösung. Ob diese ganz große Lösung wirklich gewollt sei, darüber wurde noch nicht beraten und entschieden und es sei auch nicht bekannt, was die Umsetzung koste, auch im beschlossenen Masterplan stehe lediglich die Sanierung der Verwaltung und nicht der An- und Neubau sowie der Architektenwettbewerb.

Dr. Dehrendorf merkt zum Architektenwettbewerb an, dass mit einem Architektenwettbewerb Qualität und Kostensicherheit gewährleistet werde.

KTA Homfeldt möchte im Protokoll dargelegt haben, auf welcher Grundlage ein Architektenwettbewerb durchzuführen und mit was für einem Bauvolumen zu rechnen sei.

Herr Neuhaus nimmt Stellung zu den Ausschreibungskriterien für einen Architektenwettbewerb und erklärt, dass es zunächst in diesem Falle bei der Ausschreibung um Planungsleistungen gehe. Planungsleistungen seien gem. §§ 97,103 Abs. 6,106 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen), § 69 ff. VgV (Vergabeverordnung) und RPW 2013 (Richtlinie für Planungswettbewerben) ab dem festgelegten Schwellenwert von aktuell netto 214.000 € in Form eines Architektenwettbewerbs europaweit auszuschreiben. Des Weiteren fügt Herr Neuhaus hinzu, dass Bauleistungen mit einem Gesamtvolumen von über 5.350.000 € netto ebenfalls europaweit auszuschreiben seien.

 

Nachtrag zum Protokoll:

Das Bauvolumen ist vom Ergebnis der qualifizierten Raumbedarfsanalyse abhängig und kann derzeit noch nicht beziffert werden. Es wird aber bei jedem bekannten Szenario über der Summe von netto 5.350.000 € liegen.

 

KTAe Bödecker liest den neuen Beschlussvorschlag.

 

Anlage:

keine

Abstimmungsergebnis:

einstimmig beschlossen

 

Ja:	11
Nein:	0
Enthaltung:	0