Stellungnahme des Landkreises Friesland zur unvermuteten Kassenprüfung des Rechnungsprüfungsamtes

Betreff
Stellungnahme des Landkreises Friesland zur unvermuteten Kassenprüfung des Rechnungsprüfungsamtes
Vorlage
0607/2014
Art
Vorlage

Begründung:

Am 24.07.2014 führte das Rechnungsprüfungsamt Landkreis Friesland eine unvermutete Kassenprüfung gem. § 155 NKomVG bei der Kreiskasse Friesland durch. Das Ergebnis dieser Prüfung liegt diesem Vermerk bei.

 

Festzustellen ist, dass der buchungsmäßige Bestand an Zahlungsmitteln mit dem der Bankkonten übereinstimmt, die Kassengeschäfte grundsätzlich ordnungsgemäß abgewickelt werden und das Kassenwesen zuverlässig eingerichtet ist.

 

Zu den einschränkenden Prüfbemerkungen:

 

Die zum Zeitpunkt der Prüfung vorhandenen Schwebeposten, die sich insgesamt aus den Klärungskonten ergeben, resultierten zu einem erheblichen Anteil aus ungeklärten BA-Altforderungen, die zwischenzeitlich annähernd alle geklärt und verbucht werden konnten. Bei den in der Prüfungsbemerkung genannten ungeklärten Zahlungsvorgängen aus den Jahren 2010 – 2013 handelte es sich ebenfalls um derartige, noch nicht verbuchte Zahlungseingänge, wobei mit Stand heute die Jahre 2010 – 2013 vollständig erledigt sind.

 

Die unter Ziff. 2.1 genannte Differenz in Höhe von 2.000.194,67 €, die im Rahmen der Prüfung nicht aufgeklärt werden konnte, resultiert aus der Tatsache, dass die Finanzrechnungskonten nicht im doppischen Verbund geführt, sondern nur „statistisch“ mitbebucht werden. Es gibt hier z.T. Differenzen zur Ergebnisrechnung. Zum Beispiel werden beim Datentransfer der Personalaufwandsbuchungen in die Buchhaltung alle Aufwandsbuchungen als „bezahlt“ gekennzeichnet, obwohl die Einkommensteuer tatsächlich erst am 10. des Folgemonats bezahlt wird. Allerdings ist der Betrag von 2 Mio. € zu hoch. Er deckt sich auch nicht mit anderen Auswertungen der Finanzrechnungskonten. Es wird daher ein Softwarefehler bei der Ermittlung der Finanzrechnungssumme in diesem Menüpunkt vermutet. Die KDO ist eingeschaltet und prüft den Vorgang, hat sich aber noch nicht zurückgemeldet. Zu bemerken ist, dass es sich bei dieser Summe weder um einen Fehlbestand, noch um Überschüsse handelt. Die Finanzrechnungskonten stellen lediglich die erfolgten Ein- und Auszahlungen, parallel zu den tatsächlich erfolgten Zahlungsflüssen, dar. Die Tagesabschlüsse als solche sind fehlerfrei, die Bestände werden durch Kontoauszüge zweifelsfrei nachgewiesen. Dem Ausschuss wird weiter berichtet.

 

 

Die Überprüfung zu Ziff. 2.2 „Zahlstellen“ ergab, dass nicht für alle Zahlstellen die nach der Dienstanweisung erforderlichen Bestellungen für die Zahlstellenverwalter bzw. die nach der GemHKVO zu erteilenden Kassenermächtigungen vorlagen.

 

Dieses Versäumnis der Vergangenheit wird derzeit durch MitarbeiterInnen der Kämmerei sehr detailliert aufgearbeitet und korrigiert. Hier sollten also künftig keinerlei Mängel mehr vorliegen.

Auch die durch das Rechnungsprüfungsamt festgestellten Mängel hinsichtlich der Ziff. 35.12 der Dienstanweisung für die Finanzwirtschaft im Hinblick auf die durch die Zahlstellenverwalter zu Beginn eines Jahres vorzulegende Bestätigung über die Höhe des gewährten Wechselgeldes an die Kreiskasse, hat es zwischenzeitlich entsprechende Regelungen durch die Kämmerei gegeben. Hier erfolgt durch die Kreiskasse in Abstimmung mit den Zahlstellenverwaltern eine Aufarbeitung der in der Vergangenheit unterbliebenen Kontrollen.

 

Die Prüfbemerkung des Rechnungsprüfungsamtes zu Ziff 3.1 „Kassenorganisation“, hinsichtlich der wirtschaftlichen Verhältnisse der Kassenbediensteten, wurde bereits erledigt. Sämtliche Kassenbediensteten haben bereits für das Jahr 2014 eine entsprechende Erklärung über die geordneten wirtschaftlichen Verhältnisse schriftlich abgegeben und werden künftig jährlich aktuelle Erklärungen abgeben.

 

Zur Prüfungsziffer 3.4 „Verwahrgelass“ wird mitgeteilt, dass eine Prüfung des Verwahrgelasses durch die Kämmerei bis 31.12.2014 durchgeführt wird. Richtig ist aber, dass die zentrale Verwahrgelasskontrolldatei derzeit nicht in der Kämmerei, sondern in der Kreiskasse geführt wird. Diese Datei wird kurzfristig in elektronischer Form durch die Kämmerei übernommen und im Rahmen der täglichen Sachbearbeitung von dort geführt.

 

Zum Prüfungspunkt der Ziffer 4 „Kassenaufsicht“ wird bemerkt, dass die Hinweise richtig sind. Zukünftig wird die Zahlungsabwicklung unvermutet 1 x jährlich geprüft.

Beschlussvorschlag:

Die Stellungnahme des Landkreises Friesland zur unvermuteten Kassenprüfung des Rechnungsprüfungsamtes wird zur Kenntnis genommen.

Finanzielle Auswirkungen:       Ja      Textfeld: X  Nein

Gesamtkosten der Maßnahmen (ohne Folgekosten)

Direkte jährliche Folgekosten

 Finanzierung:

  Eigenanteil                 objektbezogene Einnahmen

Sonstige einmalige oder jährliche laufende Haushaltsauswirkungen

Erfolgte Veranschlagung:    Ja, mit          Nein

im    Ergebnishaushalt     Finanzhaushalt    Produkt- bzw. Investitionsobjekt:

Vorlage ist in LiquidFriesland abgestimmt worden              ja, mit folgendem Ergebnis:

Teilnehmer:                 Zustimmung         Ablehnung         Enthaltung        Alternativvorschläge

Vorlage betrifft die demografische Entwicklung:             ja             nein

Falls ja, in welcher Art:

Vorlage bezieht sich auf

 

 MEZ     Nr.

HSP     Nr.

 

Textfeld: gez. R. Ernst            

Sachbearbeiter                     Fachbereichsleiter/in

Sichtvermerke:

             Textfeld: gez. S. Ambrosy

  Abteilungsleiter/in               Kämmerei                              Landrat

Beratungsergebnis:

Einstimmig

Ja-Stimmen

 

Nein-Stimmen

 

Enthaltungen

 

Kenntnisnahme

Lt. Beschluss-vorschlag

Abweichender Beschluss

 

Anlage:

- Bericht über die durchgeführte örtliche Kassenprüfung