Begründung:
Am
24.07.2014 führte das Rechnungsprüfungsamt Landkreis Friesland eine unvermutete
Kassenprüfung gem. § 155 NKomVG bei der Kreiskasse Friesland durch. Das
Ergebnis dieser Prüfung liegt diesem Vermerk bei.
Festzustellen
ist, dass der buchungsmäßige Bestand an Zahlungsmitteln mit dem der Bankkonten
übereinstimmt, die Kassengeschäfte grundsätzlich ordnungsgemäß abgewickelt
werden und das Kassenwesen zuverlässig eingerichtet ist.
Zu
den einschränkenden Prüfbemerkungen:
Die
zum Zeitpunkt der Prüfung vorhandenen Schwebeposten, die sich insgesamt aus den
Klärungskonten ergeben, resultierten zu einem erheblichen Anteil aus
ungeklärten BA-Altforderungen, die zwischenzeitlich annähernd alle geklärt und
verbucht werden konnten. Bei den in der Prüfungsbemerkung genannten ungeklärten
Zahlungsvorgängen aus den Jahren 2010 – 2013 handelte es sich ebenfalls um
derartige, noch nicht verbuchte Zahlungseingänge, wobei mit Stand heute die
Jahre 2010 – 2013 vollständig erledigt sind.
Die
unter Ziff. 2.1 genannte Differenz in Höhe von 2.000.194,67 €, die im Rahmen
der Prüfung nicht aufgeklärt werden konnte, resultiert aus der Tatsache, dass
die Finanzrechnungskonten nicht im doppischen Verbund geführt, sondern nur
„statistisch“ mitbebucht werden. Es gibt hier z.T. Differenzen zur
Ergebnisrechnung. Zum Beispiel werden beim Datentransfer der
Personalaufwandsbuchungen in die Buchhaltung alle Aufwandsbuchungen als
„bezahlt“ gekennzeichnet, obwohl die Einkommensteuer tatsächlich erst am 10.
des Folgemonats bezahlt wird. Allerdings ist der Betrag von 2 Mio. € zu hoch.
Er deckt sich auch nicht mit anderen Auswertungen der Finanzrechnungskonten. Es
wird daher ein Softwarefehler bei der Ermittlung der Finanzrechnungssumme in
diesem Menüpunkt vermutet. Die KDO ist eingeschaltet und prüft den Vorgang, hat
sich aber noch nicht zurückgemeldet. Zu bemerken ist, dass es sich bei dieser
Summe weder um einen Fehlbestand, noch um Überschüsse handelt. Die
Finanzrechnungskonten stellen lediglich die erfolgten Ein- und Auszahlungen,
parallel zu den tatsächlich erfolgten Zahlungsflüssen, dar. Die Tagesabschlüsse
als solche sind fehlerfrei, die Bestände werden durch Kontoauszüge zweifelsfrei
nachgewiesen. Dem Ausschuss wird weiter berichtet.
Die
Überprüfung zu Ziff. 2.2 „Zahlstellen“ ergab, dass nicht für alle Zahlstellen
die nach der Dienstanweisung erforderlichen Bestellungen für die
Zahlstellenverwalter bzw. die nach der GemHKVO zu erteilenden
Kassenermächtigungen vorlagen.
Dieses
Versäumnis der Vergangenheit wird derzeit durch MitarbeiterInnen der Kämmerei
sehr detailliert aufgearbeitet und korrigiert. Hier sollten also künftig
keinerlei Mängel mehr vorliegen.
Auch
die durch das Rechnungsprüfungsamt festgestellten Mängel hinsichtlich der Ziff.
35.12 der Dienstanweisung für die Finanzwirtschaft im Hinblick auf die durch
die Zahlstellenverwalter zu Beginn eines Jahres vorzulegende Bestätigung über
die Höhe des gewährten Wechselgeldes an die Kreiskasse, hat es zwischenzeitlich
entsprechende Regelungen durch die Kämmerei gegeben. Hier erfolgt durch die
Kreiskasse in Abstimmung mit den Zahlstellenverwaltern eine Aufarbeitung der in
der Vergangenheit unterbliebenen Kontrollen.
Die
Prüfbemerkung des Rechnungsprüfungsamtes zu Ziff 3.1 „Kassenorganisation“,
hinsichtlich der wirtschaftlichen Verhältnisse der Kassenbediensteten, wurde
bereits erledigt. Sämtliche Kassenbediensteten haben bereits für das Jahr 2014
eine entsprechende Erklärung über die geordneten wirtschaftlichen Verhältnisse
schriftlich abgegeben und werden künftig jährlich aktuelle Erklärungen abgeben.
Zur
Prüfungsziffer 3.4 „Verwahrgelass“ wird mitgeteilt, dass eine Prüfung des
Verwahrgelasses durch die Kämmerei bis 31.12.2014 durchgeführt wird. Richtig
ist aber, dass die zentrale Verwahrgelasskontrolldatei derzeit nicht in der Kämmerei,
sondern in der Kreiskasse geführt wird. Diese Datei wird kurzfristig in
elektronischer Form durch die Kämmerei übernommen und im Rahmen der täglichen
Sachbearbeitung von dort geführt.
Zum Prüfungspunkt der Ziffer 4 „Kassenaufsicht“ wird bemerkt, dass die Hinweise richtig sind. Zukünftig wird die Zahlungsabwicklung unvermutet 1 x jährlich geprüft.
Beschlussvorschlag:
Die Stellungnahme des Landkreises Friesland zur unvermuteten Kassenprüfung des Rechnungsprüfungsamtes wird zur Kenntnis genommen.
Anlage:
- Bericht über die durchgeführte örtliche Kassenprüfung