Optimierte Vergabe der Sporthallenzeiten durch Einführung einer elektronischen Datenbank

Betreff
Optimierte Vergabe der Sporthallenzeiten durch Einführung einer elektronischen Datenbank
Vorlage
0959/2016
Art
Vorlage

Begründung:


Gemäß der Nutzungsvereinbarung für Sportstätten des Landkreises Friesland mit dem Kreissportbund werden für die landkreiseigenen Sportstätten und Liegenschaften in den Städten/Gemeinden Wangerland, Jever, Schortens, Sande, Zetel und Bockhorn für die jeweilige Saison zusammen mit den Vereinen gültige Belegungspläne beschlossen.

Für die kreiseigenen Sportstätten in der Stadt Varel gibt es z.Zt. eine gesonderte Regelung.

Größere Sportveranstaltungen sind von dem außerschulischen Nutzer spätestens drei Wochen vor Beginn beim Fachbereich für Jugend, Familie, Schule und Kultur des Landkreises Friesland zu beantragen.

Die komplette Aufstellung der Belegungspläne und Abstimmung der größeren Sportveranstaltungen findet in Absprache zwischen dem Landkreis Friesland und dem jeweils zuständigen Hausmeister statt und wird „manuell“ in einem Word- oder Exceldokument festgehalten.

Eine komplette Übersicht über alle Belegungspläne der Sportstätten liegt aber im Prinzip nicht vor, da teilweise nur die Hausmeister diese haben, teilweise die Belegungspläne in den Sporthallen aushängen oder eben nicht aktuell oder auch gar nicht einsehbar sind.

Um hier auf der einen Seite eine Arbeitserleichterung für alle betroffenen Parteien (Antragsteller/ Verein, Hausmeister und Landkreis Friesland) herzustellen und auf der anderen Seite eine bessere Übersicht aller Belegungspläne der Sportstätten zu ermöglichen, hat der Landkreis Friesland die Erstellung einer elektronischen Datenbank nach einer Angebotsabfrage über die Vergabestelle beauftragt.

Diese Datenbank soll alle Sportstätten und Liegenschaften des Landkreises Friesland sowie deren Belegung erfassen und über die Internetseite des Landkreises Friesland auch anzeigen.

Gleichzeitig können zukünftig über ein in der Datenbank installiertes System auch Änderungen der Belegungen vorgenommen sowie Anträge auf Sportstättennutzung gestellt werden.

Durch die neue elektronische Datenbank gibt es eine zentralisierte Verwaltung und damit Arbeitserleichterung (Zeitersparnis), eine wesentlich bessere Transparenz und damit optimalere Nutzung vorhandener Raumkapazitäten und eine komplette Darstellbarkeit der Belegung nach außen.

Die Einführung ist nach den Sommerferien 2016 geplant. Das Projekt wird durch den MTV Jever begleitet, da dort bereits eine ähnliche Datenbank eingeführt worden ist.

Herr Unger vom MTV Jever wird an der Ausschusssitzung teilnehmen und die Datenbank präsentieren und für weitergehende Informationen zur Verfügung stehen.


Beschlussvorschlag:


Die Ausführungen werden zur Kenntnis genommen.


Finanzielle Auswirkungen: Rahmen1 Ja Nein

Gesamtkosten der Maßnahmen (ohne Folgekosten)

Direkte jährliche Folgekosten wie Wartung, Hosting, Hotline

Finanzierung:

Eigenanteil objektbezogene Einnahmen

Sonstige einmalige oder jährliche laufende Haushaltsauswirkungen

Rahmen13

Rahmen14

Erfolgte Veranschlagung: Rahmen3 Ja, mit Rahmen7 Nein

im Rahmen5 Ergebnishaushalt Finanzhaushalt Produkt- bzw. Investitionsobjekt:

Vorlage ist in LiquidFriesland abgestimmt worden ja, mit folgendem Ergebnis:

Teilnehmer: Zustimmung Ablehnung Enthaltung Alternativvorschläge

Vorlage betrifft die demografische Entwicklung: ja Rahmen32 nein

Falls ja, in welcher Art:

Vorlage bezieht sich auf


MEZ Nr. Rahmen30

HSP Nr. Rahmen31


Rahmen21 Rahmen25

Sachbearbeiter stv. Fachbereichsleiter

Sichtvermerke:

Rahmen22 Rahmen24

Abteilungsleiterin Kämmerei Landrat

Beratungsergebnis:

Einstimmig

Ja-Stimmen


Nein-Stimmen


Enthaltungen


Kenntnisnahme

Lt. Beschluss-vorschlag

Abweichender Beschluss