Beschlussvorschlag:

 

1. Aufgrund der anliegenden Raumbedarfsanalyse wird die Verwaltung beauftragt, Planungen für eine Erweiterung des Verwaltungsstandortes Jever zu veranlassen.

2. Die Verwaltung wird beauftragt, den Gremien eine Variantenanalyse vorzulegen, in der eine fachbereichsbezogene Aufteilung der Raumbedarfe auf den Hauptstandort „Lindenallee“ sowie auf den Standort „Am Bullhamm“ vorschlagen wird.

In der Bauausschusssitzung vom 30.09.2020 wurde die Verwaltung beauftragt, eine qualifizierte Raumbedarfsanalyse durchzuführen und diese den politischen Gremien vorzulegen.

In der Vorlage 0579/2018 wurde die Sanierung des Hauptstandortes „Lindenallee1“ beschlossen. Die Verwaltung wurde beauftragt die Maßnahmen zur Sanierung des Datennetzes, zur Erfüllung der Brandschutz- und Sicherheitsauflagen sowie der Verbesserung der Arbeitsplätze umzusetzen.

Im Zuge der Modernisierung der Arbeitsplätze werden entsprechend die aktuellen Vorgaben aus dem Arbeitsschutzgesetzes in Verbindung mit der Arbeitsstättenverordnung, des Arbeitssicherheitsgesetzes und den Regeln der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) umgesetzt. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Landkreis Friesland als Unternehmen, stetig für die Sicherheit und Gesundheit seiner Beschäftigten verantwortlich zu sein.

In der Raumbedarfsanalyse wurde neben den Aspekten der Arbeitsstätten-verordnung auch die zulässige Anzahl der Büroarbeitsplätze in den vorhandenen Räumen untersucht. Neben den o.a. Punkten ist auch das Fehlen von weiteren Nutzräumen zu erwähnen:

Kommunikationsbereiche sind nicht in ausreichender Anzahl vorhanden, z.B. für:

§  Konferenzraum bzw. ausreichend dimensionierter Sitzungssaal

§  Fraktionsräume

§  Besprechungsräume

§  Offener Empfangs- und Wartebereich

Fehlen von Sozialräumen wie z.B.

§  Pausenraum für Mitarbeiter

§  Teeküchen

§  Ruhebereiche

§  Stillraum

§  Erste-Hilfe-Räume

                            

Mangel an Technik- und Lagerräumen, z.B.

§  Archivräume

§  Registratur

§  Werkstatt für Hausmeister

§  Garage für Gerätschaften und Fahrzeuge zur Grünanlagenpflege

Personalentwicklung

Seit 2016 sind aufgrund von neuen gesetzlichen Aufgaben und der Umsetzung gesetzlicher Auflagen 56 zusätzliche Stellen am Verwaltungsstandort in Jever entstanden. Diese Stellen sind bereits genehmigt und im Stellenplan berücksichtigt.

Der Landkreis bildet seit Jahren über den eigenen Bedarf hinaus aus. Für die derzeit ca. 30 Auszubildenden und Anwärter stehen momentan nur 10 Auszubildendenplätze zur Verfügung. Entsprechend ist der Bedarf bei der weiteren Planung zu berücksichtigen.

Der Raumbedarf wäre gemildert worden, wenn der Verwaltungsneubau Schlosserplatz 3 ein zusätzliches Stockwerk bekommen hätte, dies war jedoch von der für Planungsrecht zuständigen Stadt Jever seiner Zeit nicht gewünscht.

Weitere zukünftig zusätzliche Personalbedarfe, bedingt z. B. durch gesetzliche Vorgaben, können derzeit nicht sicher quantitativ prognostiziert werden.

Die Verwaltung empfiehlt daher zu dem errechneten Raumbedarf einen Aufschlag von mindestens 15 weiteren BAP als Reserve mit einzuplanen.

Digitalisierung/ Homeoffice

In Zeiten von Corona ist Homeoffice sicherlich eine gute Möglichkeit, die Betriebsfähigkeit der Verwaltung aufrechtzuerhalten. Für den Dauer- und Regelbetrieb in der Verwaltung sind jedoch auch weitere Parameter wichtig. Die persönliche Präsenz und Ansprechbarkeit der Verwaltung des Landkreises für seine Bürgerinnen und Bürger sowie für die Wirtschaft und Unternehmen ist hier ein ganz wesentlicher Aspekt. Eben diese Dienstleistungsbezogenen Aufgaben erfordern weiterhin einen hohen Präsenzanteil. Bezogen auf innerbetriebliche Abläufe erschwert die räumliche Distanz die Kommunikationswege und verzögert Entscheidungen und das damit zusammenhängende Arbeitsprozesse. Auch eine weitergehende Digitalisierung der Vorgänge kann diese direkte Kommunikation nicht vollständig ersetzen. Überdies entbindet es den Landkreis Friesland auch nicht von seinen Pflichten als Arbeitgeber sicherzustellen, dass auch im Homeoffice die Arbeitsbedingungen den Arbeitsschutzvorschriften (sinnvolle, ergonomische und sichere Gestaltung des Arbeitsplatzes) entsprechen. Ebenso muss der Datenschutz gewahrt und sichergestellt sein und bleiben. Homeoffice verlagert in diesem Sinne lediglich Kostenteile und, was bspw. Aktive Techniken anbetrifft, vermehrt diese mitunter.

n  Präsentation Raumbedarfsanalyse (Ackers Partner Städtebau)

Das Ergebnis der Raumbedarfsanalyse zeigt auf, dass unter Berücksichtigung der
o. a. Punkte nach Fertigstellung der Sanierungsmaßnahmen am Standort „Lindenallee 1“ der derzeitige Raumbedarf im vorhandenen Gebäudebestand nicht gedeckt werden kann.

Weiterhin sollen derzeit fehlende Funktionsbereiche bei der weiteren Planung mit berücksichtigt werden. Hierzu zählen neben dem Bedarf an einem ausreichend dimensionierten Sitzungssaal auch die Verfügbarkeit entsprechender Fraktions- sowie Besprechungsräumen. Die Erschließung des Verwaltungsgebäudes ist derzeit nicht in Gänze barrierefrei und bürgerfreundlich gestaltet. Dies soll durch einen offenen Empfangs- und Wartebereich mit anschließendem Medienraum für Bürger, bspw. zur Einsicht öffentlicher Planungsunterlagen, geändert werden.

Hinsichtlich der geltenden Brand- und Arbeitsschutzbestimmung sowie zur Optimierung der Prozessabläufe innerhalb der Verwaltung ist eine Änderung des Raumkonzeptes erforderlich. Um eine moderne und bürgernahe Verwaltung zu ermöglichen, sollen die Fachbereiche am Verwaltungsstandort Jever räumlich neu organisiert werden.

Herr Alpaslan erläutert die wesentlichen Punkte der Vorlage und schaltet anschließend Frau Morese von Ackers Partner Städtebau live in die Sitzung. Frau Morese expliziert die Programmplanung einer qualifizierten Raumbedarfsanalyse für das Kreisamt anhand einer Präsentation.

KTA Langer merkt an, dass durch die fachbereichsbezogene Zuordnung ein Bedarf von 104 Büroarbeitsplätzen anstatt von 86 BAP entstehe und fragt nach einer Lösung ohne eine farbereichsbezogenen Zuordnung der Räume. Landrat Ambrosy weist darauf hin, dass im zweiten Teil des Beschlussvorschlags eine Untersuchung von weiteren Varianten geplant sei. Herr Alpaslan fügt hinzu, dass durch die fachbereichsbezogene Zuordnung, Flächen als Entwicklungspotential für spätere mögliche Personalplanungen zur Verfügung stehen.

Ergänzend rät Frau Morese davon ab, den Flächenbedarf künstlich klein zu rechnen und erläutert nochmals, dass der rechnerische Wert der Realität entspricht.

KTA Ratzel plädiert für eine fachbereichsbezogene Zuordnung der Büroarbeitsplätze und regt an, die Fachbereiche untereinander so zu zuordnen, dass möglichst viel Synergieeffekt zwischen den Fachbereichen entstehe. Auch der Standort „Am Bullhamm“ sei in der Variantenuntersuchung mit einzubeziehen. Weiterhin merkt KTA Ratzel an, nicht zu klein und mit entsprechenden Reserven zu bauen.

KTA Eilers erkennt ebenfalls den fehlenden Raumbedarf und sieht den Handlungsbedarf. Er weist darauf hin, dass das Thema Homeoffice in der weiteren Betrachtung mit untersucht werden sollte.

KTA Homfeldt fehlt die Betrachtung von Digitalisierung der Verwaltungsabläufe und deren Auswirkung auf den Arbeitsplatzbedarf. Zudem möchte er wissen, auf welcher rechtlichen Grundlage der Mehrbedarf an Personal in den letzten Jahren angestiegen sei. Auch war ihm bisher die wichtige Frage nach dem Kostenvolumen unklar, gegenwärtig mit der nun vorliegenden Raumbedarfsanalyse könne man nun jedoch eine grobe Kostenschätzung tätigen.

Landrat Ambrosy nimmt Stellung zu den Anmerkungen von KTA Homfeldt. Zum Thema Digitalisierung verweist er auf die Vorlage zur Digitalisierung der Verwaltung, welche mit den politischen Gremien gemeinsam entwickelt und verabschiedet wurde. Dabei liegt der Fokus vorrangig auf der Betrachtung und Optimierung der Arbeitsprozesse bzw. der Workflows der Fachbereiche sowie deren Schnittmengen und Schnittstellen mit Landes- und Bundesportalen. Indessen wird die Ausstattung mit Soft- und Hardware sowie deren Implementierung in den Fachbereichen umgesetzt.

Auf die Frage von KTA Homfeldt, auf welcher Grundlage der Mehrbedarf an Personal in den letzten Jahren gestiegen sei, erinnert Landrat Ambrosy an die Stellenplandiskussionen in den politischen Gremien. Er weist auf die Anforderungen des Gesetzgebers hin, wonach es zum Beispiel nicht mehr ausreichend sei im Sozialamt nur Verwaltungspersonal zu beschäftigen – es müssen nunmehr auch qualifizierte Sozialarbeiter eingestellt werden. Eine detaillierte Antwort dazu wird erarbeitet und demnächst in der Ratsinfo hinterlegt.

Landrat Ambrosy unterstreicht, dass der Beschlussvorschlag kein Freibrief für den Bau eines neuen Verwaltungsgebäudes sei. Die Verwaltung schlägt vor, nach der Ermittlung des Raumbedarfs, die Erstellung einer Variantenanalyse von möglichen Standorten durchzuführen. Hierbei sollen neben möglichen Standorten, auch die Aspekte der Zuordnung der Fachbereiche inkl. Synergie-Betrachtung, Umsetzung des Baurechts, Stellplatzmöglichkeiten, Erreichbarkeit, Anbindung ÖPNV, Bauvolumen und Baukosten mit einbezogen werden. Die Ergebnisse der Variantenanalyse werden anschließend in den politischen Gremien zur Diskussion und Entscheidung vorgelegt.

KTA Ratzel sieht die Notwendigkeit den Beschlussvorschlag zu genehmigen. Die Entscheidung über den Neubau eines Verwaltungsgebäudes kann erst nach Vorliegen der Variantenanalyse beschlossen werden.

KTA Homfeldt wünscht im Vorfeld der Variantenanalyse eine Entscheidung darüber, welche Varianten bzw. welche Standorte für einen möglichen Neubau eines Verwaltungsgebäudes in Frage kämen. Die Frage welcher Standort in Frage käme und welcher nicht, solle im politischen Raum im Einklang mit der sachlichen Bedarfsanalyse diskutiert und entschieden werden.

Landrat Ambrosy betont, dass gerade die Variantenanalyse ein offener Prozess sei und dem Zweck diene, diese weiter oben erwähnten Aspekte zu durchleuchten und der Politik dann zur Entscheidung vorzulegen.

KTA Michaelis weist darauf hin, dass der Kreistag die Verantwortung für die Arbeitssicherheit seiner Mitarbeiter trägt und plädiert dafür, mit den Planungen jetzt anzufangen.

KTAe Bödecker unterstützt den Vorschlag der Verwaltung zur weiteren Planung eine Variantenanalyse durchzuführen und schlägt vor, dass diese von der Verwaltung inkl. der Kostenanalyse durchgeführt werde. Herr Alpaslan empfiehlt die Durchführung von einem externen Planungsbüro umsetzen zu lassen, um eine neutrale Betrachtung herbeizuführen.

KTA Gäde unterstützt ebenfalls den Beschlussvorschlag der Verwaltung und schlägt vor, den Beschlussvorschlag um den Begriff „Machbarkeitsstudie“ zu ergänzen.

KTA Ratzel fügt nochmals an, dass der Beschlussvorschlag so wie vorliegend, von der Mehrheitsgruppe akzeptiert werde.

Der Vorsitzende Herr Ulfers liest den Beschlussvorschlag und lässt abstimmen.

Anlage:

Präsentation Raumbedarfsanalyse (Ackers Partner Städtebau)

Abstimmungsergebnis:

einstimmig beschlossen

Ja:	11
Nein:	0
Enthaltung:	0