Begründung:
In der Bauausschusssitzung vom 30.09.2020 wurde die
Verwaltung beauftragt, eine qualifizierte Raumbedarfsanalyse durchzuführen und
diese den politischen Gremien vorzulegen.
In der Vorlage 0579/2018 wurde die Sanierung des
Hauptstandortes „Lindenallee1“ beschlossen. Die Verwaltung wurde beauftragt die
Maßnahmen zur Sanierung des Datennetzes, zur Erfüllung der Brandschutz- und
Sicherheitsauflagen sowie der Verbesserung der Arbeitsplätze umzusetzen.
Im Zuge der Modernisierung der Arbeitsplätze werden
entsprechend die aktuellen Vorgaben aus dem Arbeitsschutzgesetzes in Verbindung
mit der Arbeitsstättenverordnung, des Arbeitssicherheitsgesetzes und den Regeln
der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) umgesetzt. Das
Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Landkreis Friesland als Unternehmen,
stetig für die Sicherheit und Gesundheit seiner Beschäftigten verantwortlich zu
sein.
In der
Raumbedarfsanalyse wurde neben den Aspekten der Arbeitsstätten-verordnung auch
die zulässige Anzahl der Büroarbeitsplätze in den vorhandenen Räumen
untersucht. Neben den o.a. Punkten ist auch das Fehlen von weiteren Nutzräumen
zu erwähnen:
Kommunikationsbereiche sind
nicht in ausreichender Anzahl vorhanden, z.B. für:
§
Konferenzraum
bzw. ausreichend dimensionierter Sitzungssaal
§
Fraktionsräume
§
Besprechungsräume
§
Offener
Empfangs- und Wartebereich
Fehlen von Sozialräumen wie
z.B.
§
Pausenraum
für Mitarbeiter
§
Teeküchen
§
Ruhebereiche
§
Stillraum
§
Erste-Hilfe-Räume
Mangel an Technik- und
Lagerräumen, z.B.
§
Archivräume
§
Registratur
§
Werkstatt
für Hausmeister
§
Garage für
Gerätschaften und Fahrzeuge zur Grünanlagenpflege
Personalentwicklung
Seit 2016 sind
aufgrund von neuen gesetzlichen Aufgaben und der Umsetzung gesetzlicher
Auflagen 56 zusätzliche Stellen am Verwaltungsstandort in Jever entstanden.
Diese Stellen sind bereits genehmigt und im Stellenplan berücksichtigt.
Der Landkreis bildet
seit Jahren über den eigenen Bedarf hinaus aus. Für die derzeit ca. 30
Auszubildenden und Anwärter stehen momentan nur 10 Auszubildendenplätze zur
Verfügung. Entsprechend ist der Bedarf bei der weiteren Planung zu
berücksichtigen.
Der Raumbedarf wäre
gemildert worden, wenn der Verwaltungsneubau Schlosserplatz 3 ein zusätzliches
Stockwerk bekommen hätte, dies war jedoch von der für Planungsrecht zuständigen
Stadt Jever seiner Zeit nicht gewünscht.
Weitere
zukünftig zusätzliche Personalbedarfe, bedingt z. B. durch gesetzliche
Vorgaben, können derzeit
nicht sicher quantitativ prognostiziert werden.
Die Verwaltung empfiehlt daher zu dem errechneten
Raumbedarf einen Aufschlag von mindestens 15 weiteren BAP als Reserve mit
einzuplanen.
Digitalisierung/ Homeoffice
In Zeiten von Corona ist Homeoffice sicherlich eine
gute Möglichkeit, die Betriebsfähigkeit der Verwaltung aufrechtzuerhalten. Für
den Dauer- und Regelbetrieb in der Verwaltung sind jedoch auch weitere
Parameter wichtig. Die persönliche Präsenz und Ansprechbarkeit der Verwaltung
des Landkreises für seine Bürgerinnen und Bürger sowie für die Wirtschaft und
Unternehmen ist hier ein ganz wesentlicher Aspekt. Eben diese
Dienstleistungsbezogenen Aufgaben erfordern weiterhin einen hohen
Präsenzanteil. Bezogen auf innerbetriebliche Abläufe erschwert die räumliche
Distanz die Kommunikationswege und verzögert Entscheidungen und das damit
zusammenhängende Arbeitsprozesse. Auch eine weitergehende Digitalisierung der
Vorgänge kann diese direkte Kommunikation nicht vollständig ersetzen. Überdies
entbindet es den Landkreis Friesland auch nicht von seinen Pflichten als
Arbeitgeber sicherzustellen, dass auch im Homeoffice die Arbeitsbedingungen den
Arbeitsschutzvorschriften (sinnvolle, ergonomische und sichere Gestaltung des
Arbeitsplatzes) entsprechen. Ebenso muss der Datenschutz gewahrt und
sichergestellt sein und bleiben. Homeoffice verlagert in diesem Sinne lediglich
Kostenteile und, was bspw. Aktive Techniken anbetrifft, vermehrt diese mitunter.
n
Präsentation
Raumbedarfsanalyse (Ackers Partner Städtebau)
Das
Ergebnis der Raumbedarfsanalyse zeigt auf, dass unter Berücksichtigung der
o. a. Punkte nach Fertigstellung der Sanierungsmaßnahmen am Standort
„Lindenallee 1“ der derzeitige Raumbedarf im vorhandenen Gebäudebestand nicht
gedeckt werden kann.
Weiterhin sollen
derzeit fehlende Funktionsbereiche bei der weiteren Planung mit berücksichtigt
werden. Hierzu zählen neben dem Bedarf an einem ausreichend dimensionierten Sitzungssaal
auch die Verfügbarkeit entsprechender Fraktions- sowie Besprechungsräumen. Die
Erschließung des Verwaltungsgebäudes ist derzeit nicht in Gänze barrierefrei
und bürgerfreundlich gestaltet. Dies soll durch einen offenen Empfangs- und
Wartebereich mit anschließendem Medienraum für Bürger, bspw. zur Einsicht
öffentlicher Planungsunterlagen, geändert werden.
Hinsichtlich der geltenden Brand- und Arbeitsschutzbestimmung sowie zur Optimierung der Prozessabläufe innerhalb der Verwaltung ist eine Änderung des Raumkonzeptes erforderlich. Um eine moderne und bürgernahe Verwaltung zu ermöglichen, sollen die Fachbereiche am Verwaltungsstandort Jever räumlich neu organisiert werden.
Beschlussvorschlag:
- Aufgrund der
anliegenden Raumbedarfsanalyse wird die Verwaltung beauftragt, Planungen
für eine Erweiterung des Verwaltungsstandortes Jever zu veranlassen.
- Die Verwaltung
wird beauftragt, den Gremien eine Variantenanalyse vorzulegen, in der eine
fachbereichsbezogene Aufteilung der Raumbedarfe auf den Hauptstandort
„Lindenallee“ sowie auf den Standort „Am Bullhamm“ vorschlagen wird.
Anlage(n):
Präsentation
Raumbedarfsanalyse (Ackers Partner Städtebau)