Betreff
Vorstellung einer qualifizierten Raumbedarfsanalyse der Kreisverwaltung Friesland für den Standort Jever
Vorlage
1077/2020
Art
Vorlage

Begründung:

In der Bauausschusssitzung vom 30.09.2020 wurde die Verwaltung beauftragt, eine qualifizierte Raumbedarfsanalyse durchzuführen und diese den politischen Gremien vorzulegen.

 

In der Vorlage 0579/2018 wurde die Sanierung des Hauptstandortes „Lindenallee1“ beschlossen. Die Verwaltung wurde beauftragt die Maßnahmen zur Sanierung des Datennetzes, zur Erfüllung der Brandschutz- und Sicherheitsauflagen sowie der Verbesserung der Arbeitsplätze umzusetzen.

 

Im Zuge der Modernisierung der Arbeitsplätze werden entsprechend die aktuellen Vorgaben aus dem Arbeitsschutzgesetzes in Verbindung mit der Arbeitsstättenverordnung, des Arbeitssicherheitsgesetzes und den Regeln der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) umgesetzt. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Landkreis Friesland als Unternehmen, stetig für die Sicherheit und Gesundheit seiner Beschäftigten verantwortlich zu sein.

 

In der Raumbedarfsanalyse wurde neben den Aspekten der Arbeitsstätten-verordnung auch die zulässige Anzahl der Büroarbeitsplätze in den vorhandenen Räumen untersucht. Neben den o.a. Punkten ist auch das Fehlen von weiteren Nutzräumen zu erwähnen:

 

Kommunikationsbereiche sind nicht in ausreichender Anzahl vorhanden, z.B. für:

§  Konferenzraum bzw. ausreichend dimensionierter Sitzungssaal

§  Fraktionsräume

§  Besprechungsräume

§  Offener Empfangs- und Wartebereich

 

Fehlen von Sozialräumen wie z.B.

§  Pausenraum für Mitarbeiter

§  Teeküchen

§  Ruhebereiche

§  Stillraum

§  Erste-Hilfe-Räume

                            

Mangel an Technik- und Lagerräumen, z.B.

§  Archivräume

§  Registratur

§  Werkstatt für Hausmeister

§  Garage für Gerätschaften und Fahrzeuge zur Grünanlagenpflege

 

 

Personalentwicklung

 

Seit 2016 sind aufgrund von neuen gesetzlichen Aufgaben und der Umsetzung gesetzlicher Auflagen 56 zusätzliche Stellen am Verwaltungsstandort in Jever entstanden. Diese Stellen sind bereits genehmigt und im Stellenplan berücksichtigt.

Der Landkreis bildet seit Jahren über den eigenen Bedarf hinaus aus. Für die derzeit ca. 30 Auszubildenden und Anwärter stehen momentan nur 10 Auszubildendenplätze zur Verfügung. Entsprechend ist der Bedarf bei der weiteren Planung zu berücksichtigen.

 

Der Raumbedarf wäre gemildert worden, wenn der Verwaltungsneubau Schlosserplatz 3 ein zusätzliches Stockwerk bekommen hätte, dies war jedoch von der für Planungsrecht zuständigen Stadt Jever seiner Zeit nicht gewünscht.

 

Weitere zukünftig zusätzliche Personalbedarfe, bedingt z. B. durch gesetzliche Vorgaben, können derzeit nicht sicher quantitativ prognostiziert werden.

Die Verwaltung empfiehlt daher zu dem errechneten Raumbedarf einen Aufschlag von mindestens 15 weiteren BAP als Reserve mit einzuplanen.

 

 

Digitalisierung/ Homeoffice

 

In Zeiten von Corona ist Homeoffice sicherlich eine gute Möglichkeit, die Betriebsfähigkeit der Verwaltung aufrechtzuerhalten. Für den Dauer- und Regelbetrieb in der Verwaltung sind jedoch auch weitere Parameter wichtig. Die persönliche Präsenz und Ansprechbarkeit der Verwaltung des Landkreises für seine Bürgerinnen und Bürger sowie für die Wirtschaft und Unternehmen ist hier ein ganz wesentlicher Aspekt. Eben diese Dienstleistungsbezogenen Aufgaben erfordern weiterhin einen hohen Präsenzanteil. Bezogen auf innerbetriebliche Abläufe erschwert die räumliche Distanz die Kommunikationswege und verzögert Entscheidungen und das damit zusammenhängende Arbeitsprozesse. Auch eine weitergehende Digitalisierung der Vorgänge kann diese direkte Kommunikation nicht vollständig ersetzen. Überdies entbindet es den Landkreis Friesland auch nicht von seinen Pflichten als Arbeitgeber sicherzustellen, dass auch im Homeoffice die Arbeitsbedingungen den Arbeitsschutzvorschriften (sinnvolle, ergonomische und sichere Gestaltung des Arbeitsplatzes) entsprechen. Ebenso muss der Datenschutz gewahrt und sichergestellt sein und bleiben. Homeoffice verlagert in diesem Sinne lediglich Kostenteile und, was bspw. Aktive Techniken anbetrifft, vermehrt diese mitunter.

 

 

n  Präsentation Raumbedarfsanalyse (Ackers Partner Städtebau)

 

 

Das Ergebnis der Raumbedarfsanalyse zeigt auf, dass unter Berücksichtigung der
o. a. Punkte nach Fertigstellung der Sanierungsmaßnahmen am Standort „Lindenallee 1“ der derzeitige Raumbedarf im vorhandenen Gebäudebestand nicht gedeckt werden kann.

Weiterhin sollen derzeit fehlende Funktionsbereiche bei der weiteren Planung mit berücksichtigt werden. Hierzu zählen neben dem Bedarf an einem ausreichend dimensionierten Sitzungssaal auch die Verfügbarkeit entsprechender Fraktions- sowie Besprechungsräumen. Die Erschließung des Verwaltungsgebäudes ist derzeit nicht in Gänze barrierefrei und bürgerfreundlich gestaltet. Dies soll durch einen offenen Empfangs- und Wartebereich mit anschließendem Medienraum für Bürger, bspw. zur Einsicht öffentlicher Planungsunterlagen, geändert werden.

 

Hinsichtlich der geltenden Brand- und Arbeitsschutzbestimmung sowie zur Optimierung der Prozessabläufe innerhalb der Verwaltung ist eine Änderung des Raumkonzeptes erforderlich. Um eine moderne und bürgernahe Verwaltung zu ermöglichen, sollen die Fachbereiche am Verwaltungsstandort Jever räumlich neu organisiert werden.

Beschlussvorschlag:

  1. Aufgrund der anliegenden Raumbedarfsanalyse wird die Verwaltung beauftragt, Planungen für eine Erweiterung des Verwaltungsstandortes Jever zu veranlassen.

 

  1. Die Verwaltung wird beauftragt, den Gremien eine Variantenanalyse vorzulegen, in der eine fachbereichsbezogene Aufteilung der Raumbedarfe auf den Hauptstandort „Lindenallee“ sowie auf den Standort „Am Bullhamm“ vorschlagen wird.

 

 

Finanzielle Auswirkungen:       Ja       Nein

Gesamtkosten der Maßnahmen (ohne Folgekosten)

Direkte jährliche

Folgekosten

 Finanzierung:

  Eigenanteil                objektbezogene Einnahmen

Sonstige einmalige oder jährliche laufende Haushaltsauswirkungen

€ 70.000,00

€ XXXX

€ 70.000,00

€ XXXX

€ XXXX

Erfolgte Veranschlagung:    ja, mit  € 250.000,00           Nein

im   Ergebnishaushalt    Finanzhaushalt    Produkt- bzw. Investitionsobjekt: I1.200011.500

Vorlage betrifft die demografische Entwicklung:    ja   nein

Falls ja, in welcher Art: XXXX

Vorlage betrifft klimarelevante Maßnahmen:    ja   nein

Falls ja, in welcher Art: XXXX

Vorlage bezieht sich auf

XXX

MEZ  Nr. 6

Titel: Bürger-, Kunden- und Mitarbeiterorientierte Verwaltungsmodernisierung 

HSP  Nr.  XXX

Titel:  

                                                                        

 

                                    

Sachbearbeiter/in                   Fachbereichsleiter/in

Sichtvermerke:

 

                                                             

Dezernent/in                    Kämmerei                        Landrat

Abstimmungsergebnis:

Fachausschuss

einstimmig 

Ja:

Nein:

Enth.:

Kts. gen.:  

abw.  Beschl.   

Kreisausschuss

einstimmig 

Ja:

Nein:

Enth.:

Kts. gen.:  

abw.  Beschl.   

Kreistag

einstimmig 

Ja:

Nein:

Enth.:

Kts. gen.:  

abw.  Beschl.   

 

Anlage(n):

Präsentation Raumbedarfsanalyse (Ackers Partner Städtebau)